Tin tức

Hồ sơ công việc là gì? Bạn cần làm những gì để hoàn thành tốt hồ sơ công việc?

Hồ sơ công việc là gì? Bạn cần làm những gì để hoàn thành tốt hồ sơ công việc?

Đối với những bạn học sinh, sinh viên hay là những người muốn chưa có kinh nghiệm gì trong việc tạo một hồ sơ công việc khá là khó khăn, để tạo ấn tượng trong mắt mọi người hiện nay thì tốt nhất hải chuẩn bị cho mình một hồ sơ công việc thật là chỉn chu. Vì sao ư? Hồ sơ công việc khi nhìn vào người ta sẽ có thể đánh giá được bạn là người thế nào, có chỉn chu hay không? Có chịu đọc hướng dẫn hay không? Có thực sự chú tâm vào công việc mình đang làm hay không? Hay là bạn chỉ là một người hời hợt vì vậy để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng bài viết tìm hiểu về hồ sơ công việc nhé.

Hồ sơ công việc là gì?

Giải thích từ ngữ

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả,… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.

Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc

Có mấy loại hồ sơ?

Hồ sơ có 02 loại gồm:

  • Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan. Hồ sơ loại này không phải nợp vào lưu trữ cơ quan.
  • Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên…)

Lập hồ sơ là việc  là tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành lập hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Gồm cán bộ, công chức viên chức làm việc tại các đơn vị, tổ chức thuộc sở Xây dựng được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Các loại hồ sơ cần phải biết
Các loại hồ sơ cần phải biết

Các bước thực hiện, nội dung lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Nội dung lập hồ sơ

-Viết bìa hồ sơ

  • Ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản theo bản danh mục hồ sơ được duyệt

-Thu nhập, cập nhật văn bản

  • Văn bản nguồn có thể là “văn bản đến” hoặc là văn bản đề xuất;
  • Dự thảo văn bản trả lời
  • Các ý kiến đóng góp (nếu có)
  • Bản gốc văn bản
  • Bản chính văn bản đi
  • Một số tư liệu tham khảo để giải quyết công việc…

-Kết thúc hồ sơ

  • Kết thúc hồ sơ khi công việc đã được giải quyết công, mỗi cán bộ, công chức phải xem xét nếu còn thiếu công văn, giấy tờ thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ và loại ra những văn bản thông tin, những văn bản hết giá trị, những tài liệu không cần thiết (bản nháp, bản thảo, giấy mời).

-Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

  • Đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chỉ yếu là tên loại văn bản: Sắp xếp theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo, theo trình tự theo dõi giải quyết công việc.
  • Đối với nững hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả: Sắp xếp theo tầm quan của tác giả hoặc theo vần ABC…

-Nếu hồ sơ có ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình đi kèm thì cho vào phong bì và được sắp xếp vào cuối hồ sơ, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra tìm;

-Xác định giá trị tài liệu

-Biên mục hồ sơ

  • Đánh số tờ
  • Viết mục lục văn bản

Viết chứng từ kết thúc

  • Viết đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viến và những hồ sơ có thời hạn bảo quản dài hạn.
  • Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
  • Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
  • Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ
  • Các văn bản, tài liệu được thu nhập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc
  • Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều
  • Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Cách viết mô tả hồ sơ công việc

-Chức vụ

Làm cho tiêu đề công việc của bạn cụ thể. Tiêu đề công việc được nhắm mục tiêu có hiệu quả hơn so với tiêu đề chung, vì vậy hãy chính xác bằng cách bao gồm các cụm từ chính mô tả chính xác vai trò

-Tóm tắt công việc

Mở đầu công việc bằng việc tóm tắt nhưng thật đầy đủ ý, không thô cứng. Tóm tắt của bạn nên cung cấp một cách khai quát về công ty và kỳ vọng của bạn về vị trí đó.

Thu hút độc giả của bạn với các chi tiết về những gì làm cho công ty của bạn trở nên độc đáo hơn. Mô tả công việc của bạn là giới thiệu về chính công ty của bạn và thương hiệu của chủ lao động đang thuê bạn. Bao gồm chi tiết về logo công ty, phương châm công tý của bạn đang theo làm việc cần tóm tắt lại sao cho mooyj ứng viên thích làm việc cho bạn.

Bao gồm vị trí công việc chính xác. Cung cấp vị trí công việc chính xác để tối ưu hóa việc đăng của bạn để nó xuất hiện cao hơn trong kết quả tìm kiếm công việc.

-Trách nhiệm và nghĩa vụ

Mô tả trách nhệm cốt lõi của vị trí đang đảm nhiệm. Đảm bảo danh sách trách nhiệm của bạn chi tiết nhưng súc tích. Đồng thời nhấn mạnh các nhiệm vụ có thể duy nhất đối với tổ chức của bạn.

làm nổi bật các hoạt động hàng ngày của vị trí. Điều này sẽ giúp các ứng viên hiểu môi trường làm việc và các hoạt động mà họ sẽ được tiếp xúc hàng ngày. Mức độ chi tiết này sẽ giúp ứng cử viên xác định xem vai trò và công ty có phù hợp, giúp thu hút các ứng cử viên xuất sắc cho vị trí của bạn.

Chỉ định các vị trí phù hợp với tổ chức. Cho biết công việc của ai báo cáo và cách người đó sẽ hoạt động trong tổ chức của bạn, giúp các ứng viên xem xét bức tranh toàn thể lớn hơn và hiểu rõ vai trò tác động đến công ty như thế nào.

-Trình độ và kỹ năng

Bao gồm một danh sách các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Tất nhiên, mô tả công việc nên xác định giáo dục, kinh nghiệm công việc trước đó, chứng nhận và kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho vai trò. Bạn cũng có thể bao gồm các kỹ năng mềm, như trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề, cũng như các đặc điểm tính cách mà bạn hình dung cho một công việc.

Giữ danh sách ngắn gọn. Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ liệt kê mọi yêu cầu mà bạn hình dung cho việc thuê lý tưởng của mình, bao gồm quá nhiều bằng cấp và kỹ năng có thể ngăn cản các ứng viên tiềm năng

Giao nộp hồ sơ công việc

Thời gian giao nộp hồ sơ công việc

  • Tài liệu hành chính: Sau thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
  • Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Trách nhiệm của các đơn vị cá nhân nộp hồ sơ công việc

  • Cán bộ công chức, viên chức những người làm việc có liên quan đến văn bản phải lập hồ sơ công việc
  • Các đơn vị cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định
  • Trường hợp đơn giản cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được sự đồng ý của Giám đốc Sở nhưng thời gian giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến nộp lưu.
  • Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan phải là hồ sơ, nếu chưa là hồ sơ thì công chức, viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng lưu trữ cơ quan lập hồ sơ về phần tài liệu mình giao nộp.
  • Cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác khi phản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
  • Thủ tục giao nộp hồ sơ công việc
  • Khi giao nộp hồ sơ phải lập hai bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “biên bản giao nhân tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Tổ chức giám sát thực hiện hồ sơ công việc là những ai?

  • Giám đốc cơ sở có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ công việc vào cơ quan lưu trữ.
  • Chánh văn phòng Sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Cán bộ Văn thư lưu trữ cơ quan giúp Chánh văn phòng hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành trong cơ quan và thu hồi hồ sơ tài liệu vào lưu trữ khi đến hạn nộp lưu.

Trên đây là những kiến thức về hồ sơ công việc các bạn cần lưu ý, mong các bạn có thể hoàn thành tốt hồ sơ công việc của mình. Để mọi người có thể đánh giá cao năng lực của bạn, từ đó cấp trên sẽ con mắt khác nhìn về bạn, coi trọng bạn hơn vì chính sự tỉ mỉ trong công việc của bạn. Từ đó con đường làm việc sẽ trở nên thắng tiến và dễ dàng hơn.

Bài viết đã được đăng ký bản quyền (DMCA). Nếu bạn đọc copy nội dung hãy để lại link về bài gốc hoặc ghi rõ nguồn thachthatdecor.com.vn như một sự tri ân với tác giả.

Copyright © 2021 - 2022 | thachthatdecor.com.vn | All Rights Reserved. DMCA.com Protection Status